“Onze hele keten profiteert van Ritplan”

Een betere planning, minder coördinatie-uren en minder chauffeurs-uren; dat was de wens van VieCuriVitaal, een bedrijf dat zorgproducten en -diensten aanbiedt. Alex Sanders, projectmanager bij VieCuriVitaal: “Dankzij Ritplan besparen we in de eerste drie maanden na de start, ongeveer zeventig chauffeurs-uren per maand. Ook onze kosten voor coördinatie en planning zijn fors verminderd. Zélfs de administratie-afdeling van onze klanten profiteert van Ritplan.”

VieCuriVitaal vormt samen met VieCuri Medisch Centrum een gezondheidszorgonderneming in de regio Noord-Limburg. VieCuriVitaal is verantwoordelijk voor de aanvullende zorgactiviteiten, zoals de bevoorrading van verschillende zorginstellingen vanuit de ziekenhuisapotheek. Sanders: “We werken voor verschillende afdelingen in het ziekenhuis, met wie we verschillende tariefafspraken hebben. Dit kan zijn een tarief per dag, per rit of per uur,. Buiten de reguliere orders verwerken we dagelijks ook spoedorders en naleveringen. De zorginstellingen kunnen erop rekenen dat ze vóór 21.00 uur hun producten ‘in huis’ hebben. We hebben vijf voertuigen en uitstekende, gepensioneerde chauffeurs met een nul-urencontract die daarvoor zorgen.”

Tijdvensters aangepast.
“Ritplan maakte ons direct duidelijk dat de tijdvensters van ophalen  niet overeen kwamen met de werkelijkheid”, vertelt Sanders. “We ontdekten dat chauffeurs soms een half uur bij een afdeling stonden te wachten voordat zij op weg konden met de orders. Ritplan hield zich keurig aan de tijdafspraken, maar de pakketjes waren nog niet klaar. Kortom, er werden onnodig veel uren gemaakt en ritten kwamen verderop in de dag in het gedrang.  Daarom hebben we de tijdvensters aangepast. Op donderdag en vrijdag rijden we nu met drie auto’s in plaats van vier. Dankzij Ritplan besparen we maandelijks zeventig chauffeurs-uren, ongeveer vijf procent.”

Uren minder werk.
Ook de kosten voor coördinatie en planning zijn sterk verminderd. Sanders: “Voordat we met Ritplan werkten, baseerden we de kosten per klant op de kilometers gecombineerd met tijd. De apotheek deelde de kilometers op zijn beurt weer toe aan de zorginstellingen. Nu werken we op basis van de door Ritplan berekende kosten per klantadres. Dit overzicht is in zeven minuten gereed. We besparen ongeveer zes uur per week op het gebied van facturatie en uitzoekwerk. Ook de apothekers hebben profijt van Ritplan, omdat ze vanuit de Excel-sheet die we hen toesturen eenvoudig de kosten per zorginstelling kunnen berekenen. De administratie-afdeling van de apotheek heeft hierdoor úren minder werk.”
 
Ritplan Mobiel Manager voor TomTom.
VieCuriVitaal is ook te spreken over de koppeling met TomTom Webfleet. Hiermee krijgen de medewerkers de routelijsten zowel op papier als op de TomTom. Navigatie gaat dan met één druk op de knop. Het hele proces van order tot en met aflevering is te volgen. Kortom, een tevreden gebruiker van Ritplan én een tevreden klant van EVO-it. “De ondersteuning van EVO-it tijdens de implementatie, die zeker niet eenvoudig was, was uitstekend. De medewerkers dachten steeds positief en oplossingsgericht mee. Een prima samenwerking, waardoor de implementatie goed is verlopen”, besluit Sanders.