Gemeente Leidschendam-Voorburg: Alles onder controle met Repond

De gemeente Leidschendam-Voorburg is sinds 2002 actief gebruiker van Repond. Jan Dobbe was belast met automatiseringsprojecten voor het materieelbeheer van de gemeente. Er kwam heel wat kijken bij het beheren en onderhouden van de ongeveer 1300 items. Keuringen zoals de APK en VCA en eigen onderhoud van materieel vereisten een goed systeem om alles in goede banen te leiden. Al snel bleek Repond het beste programma voor deze uitdagende opgave.

 

Repond to the rescue
De 1300 items beheren, variërend van vrachtauto tot bladblazer en van boormachine tot veegauto, is voor de gemeente een zware taak. Met behulp van Repond wordt deze opgave behapbaar. Alle gedigitaliseerde documenten worden geïntegreerd in Repond, waardoor alles vanuit één systeem beheerd wordt. Van hieruit kan Repond veel werk uit handen nemen. Keuringen worden automatisch bijgehouden, zodat Jan en zijn medewerkers direct weten wanneer ze een nieuwe keuring in moeten plannen. De keuringen worden zelfs automatisch geclusterd om efficiëntie van de keuringen te waarborgen.

Als een item stuk gaat, kan hij makkelijk zien of dit vaker gebeurt. Vermiste spullen worden met gemak bijgehouden. In het ergste geval geeft Repond alle benodigde informatie voor een aangifte. Last but not least biedt het programma de mogelijkheid om de activiteiten op de werkvloer in te plannen met een signaallijst. Jan Dobbe zegt zelf: “Het eerste wat de monteurs doen, is in Repond kijken welke activiteiten er op de planning staan”. Hierdoor hebben de monteurs van gemeente Leidschendam-Voorburg een duidelijk overzicht van hun taken voor die dag.

Praktische oplossing tegen diefstal
Af en toe legt Repond minder mooie situaties binnen het bedrijf bloot. Een tankpasfraude wordt feilloos door Repond aan het licht gebracht. In samenwerking met een recherchebureau en de brandstofleverancier werd onderzoek verricht en binnen een week was de dader bekend. Er werd met de tankpas een privéauto getankt. Er werden gepaste maatregelen getroffen tegen de fraudeur.

De toekomst
Jan Dobbe gaat na jaren van trouwe dienst met pensioen. Hierom wordt Repond binnen het bedrijf opgesplitst in een technische en een administratieve component. EVO-it heeft zoals altijd alle benodigde hulp geboden om de medewerkers de juiste vaardigheden bij te brengen. Het erfgoed van Jan Dobbe binnen gemeente Leidschendam-Voorburg is veiliggesteld en de gemeente kan uitgaan van een goede basis om alle actuele informatie over haar materieel te allen tijde bij de hand te hebben.