De organisatie van het vervoer

Adviesproduct altijd winstgevend
Geld verdienen door transportkosten te besparen. Dat kan met behulp van het adviesproduct 'De organisatie van het vervoer'. Uit de jarenlange praktijk van EVO-Bedrijfsadvies blijkt dat besparingen van tussen de vijf en tien procent eerder regel dan uitzondering zijn. Tel uit je winst!

Ondernemen en geld verdienen is onlosmakelijk met elkaar verbonden. Continu zoeken bedrijven steeds verder van huis naar nieuwe markten en klanten. Wat ze echter vaak over het hoofd zien, is dat ook in eigen huis nog forse winst is te behalen. Zij, die de organisatie van het vervoer eens kritisch onder de loep (laten) nemen, merken direct hoe lonend dit kan zijn.

Kosten
In deze wereld wordt alles almaar complexer. Dus ook het vervoer van goederen en, in het verlengde daarvan, de totale logistieke keten. Bedrijven die niet meegaan met de elkaar steeds sneller opvolgende ontwikkelingen, kunnen 'de tent' binnen afzienbare tijd wel sluiten. Maar hoe weet een ondernemer nu of hij op de goede weg zit? Hoe weet hij of hij gezond bezig is? Zal het zijn tijd wel duren of trekt hij pas aan de bel als het water echt tot aan zijn lippen staat? Natuurlijk is het zonde om het zover te laten komen. Het is ook niet nodig! Zo kan bijvoorbeeld een tijdige preventieve gezondheidscheck - door middel van een klankbordgesprek met een EVO-bedrijfsadviseur - al veel ellende voorkomen. De ondernemer die denkt 'het zal wel, dat hebben wij niet nodig' zou wel eens bedrogen uit kunnen komen. Uit onderzoek blijkt namelijk dat de meeste ondernemers het antwoord schuldig moeten blijven op de vraag wat het vervoer ze kost. Kortom, zij hebben er geen enkele notie van hoe de logistieke kosten en prestaties zich tot elkaar verhouden.

Stappenplan
Omdat vervoer vaak gepaard gaat met flinke investeringen is het absoluut noodzakelijk om weloverwogen keuzes te maken. Waar het feitelijk om gaat, is dat er antwoord komt op vragen als: moet ik kiezen voor eigen vervoer of moet ik het vervoer uitbesteden? Wat is de beste vestigingsplaats voor mijn bedrijf? Kiezen we voor nacht- of dagdistributie? Voor welke type vrachtauto's moeten we kiezen? Hebben we de ritplanning op orde, of moeten we die automatiseren? Zijn de kosten die we maken inzichtelijk? Moet ik mijn distributiestructuur veranderen? Alleen aan de hand van verkregen antwoorden op die vragen kan een bedrijf beslissen of investeringen financieel verantwoord zijn of niet. Wie zijn bedrijf, en dan specifiek de organisatie van het vervoer laat doorlichten, krijgt die antwoorden. Daarbij is het adviesproduct 'De organisatie van het vervoer' het best te omschrijven als een stappenplan, waarbij de ondernemer en zijn medewerkers samen met de EVO-bedrijfsadviseurs stap voor stap de organisatie doornemen en verbeteringen opsporen om transportbesparing te realiseren.

Intake-gesprek
Het onderzoek naar mogelijke besparingen start altijd met een zogenoemd intakegesprek met de ondernemer in kwestie. Tijdens deze eerste stap vragen de EVO-adviseurs de ondernemer wat hij precies onderzocht wil hebben en wat zijn beweegredenen daarvoor zijn. Ook trachten de adviseurs in dat gesprek de problemen waar het bedrijf tegenaan loopt in kaart te brengen. Vaak is dat een complex verhaal, omdat de meeste problemen niet exact in te kaderen zijn, omdat ze vaak breder zijn dan ze in eerste instantie lijken. Hoe dan ook, aan de hand van dat gesprek zetten de adviseurs de adviesopdracht op papier inclusief de daarbij behorende uitvoeringskosten en tijdsduur voor het uitvoeren van de opdracht. Doorgaans varieert die tijdsduur, de doorlooptijd van het adviesproject, tussen de vier en zes weken.

De daarop volgende stap is het inventariseren van de actuele (bedrijfs)situatie. De omgeving die van invloed is op het vervoer wordt nauwkeurig in beeld gebracht, evenals de huidige werkmethoden. De adviseurs voeren op verschillende niveaus gesprekken om niet alleen zo'n objectief mogelijk beeld te krijgen, maar ook om een zo breed mogelijk draagvlak te creëren voor eventuele veranderingen. Interviews met medewerkers vinden plaats op strategisch, operationeel en tactisch niveau. Daarbij kijkt de adviseur onder meer naar het beleid, de organisatie en het transport en de distributie van de goederen.

Gegevens
Tijdens de derde stap worden vooral (harde) gegevens vergaard om het logistieke concept van het bedrijf exact te definiëren. Zo verzamelt de adviseur informatie over de distributiestructuur, de logistieke kosten, de werkelijke ordergegevens en het orderpatroon, de kosten van het wagenpark, de (loon)gegevens van het chauffeursbestand en de aflevertijden. Hiermee krijgt de adviseur een juist cijfermatig beeld van de actuele bedrijfssituatie. Om vanuit die situatie een optimaal - op maat gesneden - logistiek concept te bepalen, vergelijkt de adviseur verschillende vervoersconcepten. Daarbij neemt hij aspecten onder de loep als het aantal in te zetten voertuigen, de benodigde voertuigcapaciteit, rittenstructuur (uren, kilometers en tonnage) en de invloed van venstertijden, afgesloten binnensteden en files.

Om tot het meest ideale plaatje te komen, maakt de adviseur gebruik van professionele simulatie-instrumenten. Zo gebruikt hij onder meer het EVO-IT geautomatiseerd operationeel planningspakket. Om situaties na te bootsen worden de werkelijke ordergegevens van de opdrachtgever en de adressen van zijn klanten ingevoerd. Daaruit rollen de meest optimale ritplanning en alle daarbij behorende kosten. Het pakket geeft financieel antwoord op vragen als: wat gebeurt er als ik de lostijden terugbreng? Wat is het effect van een verruiming van de openingstijden? Kortom, kostenverschillen worden inzichtelijk gemaakt. Uiteindelijk leggen de adviseurs een op maat gesneden logistiek concept op tafel, waarmee fikse kostenbesparingen zijn te realiseren.

Om die kostenbesparingen ook daadwerkelijk te realiseren, zal het bedrijf in kwestie de door de adviseurs in de slotfase voorgestelde verbeteringen moeten doorvoeren. Meestal doen de bedrijven dat zelf en is de klus voor de adviseurs geklaard. Soms echter wil een bedrijf verdere ondersteuning van de adviseurs, bijvoorbeeld bij de overgang van eigen vervoer naar beroepsvervoer, van nacht- naar dagdistributie of bij de implementatie van een softwarepakket voor de automatisering van de rittenplanning.

EVO Magazine, oktober 2006