Synerlogic op de rit naar verbetering

In de vorige nieuwsbrief schreven we dat Synerlogic al twintig jaar gebruik maakt van Ritplan. Het programma werd eerst niet optimaal benut, maar in samenwerking met EVO-it is er een enorme optimaliseringsslag gemaakt. De ritten zijn nu duurzamer en efficiënter, terwijl ze ook nog duidelijker en makkelijker te realiseren zijn voor zowel de planners als de chauffeurs. Hierom werpen we hier een blik op precies dit verbeteringsproces bij Synerlogic, om de indrukwekkende ontwikkelingen in de ritplanning tentoon te spreiden.

In alle drukte van het werk is het niet altijd duidelijk te zien, maar terugkijkend op een eerdere periode kijk je soms met verbazing naar hoe je vroeger werkte. Roy van Raaij, die het plannen van vroeger met het Wilde Westen vergelijkt, vertelt: “We misten heel veel belangrijke informatie en moesten veel uit ons hoofd doen. Het ERP-systeem was niet up-to-date en wij hadden allemaal zo onze trucjes om de informatie voor onszelf logisch in te voeren. Dit zorgde er soms voor dat de ene planner niet begreep waarom een rit door een andere planner volgens een bepaalde route gevoerd werd, en hij dit ook niet kon achterhalen zonder de desbetreffende persoon te storen. Zeker in de ochtend was het stressvol, want er komt altijd wel wat tussendoor. Doordat er zoveel verschillende lijnen tegelijkertijd uitgezet moesten worden, was het alsof je uit een emmer met sop probeerde te klimmen. Natuurlijk gebeurde ook nog veel meer handmatig. De kosten waren ook niet duidelijk.”

Coördinator transport Marieke Muskens vervolgt: “Het transport lukte wel, maar we hadden weinig inzicht in de kosten. Met interim-manager Paul Tjallinks en met Alex in ’t Veen van EVO-it werden de schouders eronder gezet.”

Allereerst werd gekeken naar de manier van werken. Al snel kwam Alex tot de conclusie dat de informatie uit het ERP-systeem gestroomlijnder moest verlopen, zodat de planners niet allemaal hun eigen vertaalslag voor de informatie hoefden te maken. De instellingen in Ritplan werden aangepast, omdat de planners soms handmatige correcties moesten doen die in het programma prima automatisch correct doorgevoerd konden worden. Het ERP-systeem leverde schattingen van hoeveelheden en ladingdragers per order. Dit was niet per se meer accuraat dan wat de planners zelf deden, maar scheelde wel veel tijd, omdat niet meer per order het capaciteitsbeslag gecontroleerd hoefde te worden. Gaandeweg konden de schattingen ook verfijnd worden.

Het inzichtelijk krijgen en automatiseren van de basisinformatie was al een enorme winst, waardoor Ritplan als programma ook beter tot zijn recht kon komen. Roy vertelt over de voordelen: “We kunnen nu met Ritplan in één keer een complete planning genereren. Zelf hoeven we slechts een aantal kleine aanpassingen doen. Met eenzelfde planning waren we vroeger twee keer zoveel tijd kwijt en opkomende problemen tussendoor zijn ook veel zeldzamer. Daar bovenop is het feit dat we veel meer digitaal doen een enorme lastenverlichting voor onze administratieve handelingen. We kunnen hierdoor op een fijne manier werken en het werk wordt zowaar leuk als je zo’n goede grip op de zaak hebt.”

Het stroomlijnen van de informatiestromen en samenwerking tussen het ERP-systeem en Ritplan waren niet de enige verbeteringen die doorgevoerd werden. Marieke: “We hebben ook de LMS-module bij Ritplan genomen, waarmee we digitale ritlijsten hebben die direct teruggekoppeld worden naar Ritplan. Zo is de informatie tussen de chauffeurs en de ritplanners ook een stuk beter. Ook wordt er met Transfollow gewerkt, waardoor we digitale vrachtbrieven real-time bij kunnen houden. Eigenlijk hebben we hierdoor nu alle informatie van de ritten die we ons kunnen wensen om zo het proces zo soepel en efficiënt mogelijk te laten verlopen.”

Tot slot worden niet alleen de direct in te plannen ritten in Ritplan ingevoerd, maar alle orders. Ook exportorders die met vooraf gedefinieerde vervoerders worden verzorgd staan er dus in. Het voordeel hiervan is dat de orders meteen meegepland kunnen worden in de daartoe bestemde vervoerdersbakken. De gegevens van de orders kunnen zo zonder enig handwerk direct door naar de juiste vervoerders, zonder dat de planners dit handmatig en gescheiden door moeten voeren.

Natuurlijk kan het altijd beter. Het optimaliseren van de processen zal door blijven gaan. Synerlogic wil bijvoorbeeld volledig papierloos werken. Met de hulp van Ritplan en EVO-it is daar al belangrijke winst mee geboekt. De enorme stappen voorwaarts die gezet zijn door Synerlogic laten prachtig zien hoe bewuste en zorgvuldige ontwikkeling leidt tot enorme voordelen in efficiënter, duurzamer, maar ook simpelweg fijner werken.