Van Excel naar Ritplan

 

Handmatig plannen, waarbij er geen gebruik wordt gemaakt van een automatische plannningsoftware, kan een ondankbare taak zijn. Dit merkte ook Sandra Barsingerhorn (medewerkster verkoopadministratie) die de planning op zich had genomen voor Dekkerautogroep. Deze planning werd gegenereerd met behulp van Excel spreadsheets waar iedereen zijn eigen opdrachten in kon verwerken, wat uiteraard zorgde voor veel verwarring. Alle werknemers vinden hun eigen klant, en dus ook hun eigen opdracht, immers het belangrijkst.

 

Chaos in de planning

Doordat iedereen zijn eigen opdracht het belangrijkst vond, ontstond er een grote chaos en was er onenigheid over welke opdrachten er prioriteit moesten krijgen. Door het schuiven in prioriteit kon het voorkomen dat er een opdracht verloren raakte of te laag op de lijst kwam te staan. Sandra wilde hier iets aan doen: “We gingen van vijf naar acht winkels en om op de ouderwetse manier te blijven plannen, werd te veel werk. We wilden niet uitbesteden, want dit scheelde niet in kosten en ik deed juist zoveel moeite om te zorgen voor een goede klantenservice. Dan wil je het transport graag dichtbij houden.”. Dekkerautogroep hoorde via Ford Utrecht, die Ritplan al reeds gebruikte voor hun transportplanning, voor het eerst over Ritplan. Adjunct directeur Michiel Sterk vertelt: “Als onze concullega’s voordeel halen uit logistieke software, dan zou het voor onszelf ook wel eens interessant kunnen zijn.

Positieve veranderingen

De aanschaf van Ritplan heeft voor een groot aantal veranderingen gezorgd binnen het bedrijf. De orders dienden met behulp van parameters, vie voorheen geen eens bekend waren bij de opdrachtgevers, anders te worden ingedeeld. Met als gevolg positieve resultaten: Zo wordt er nu met hetzelfde aantal voertuigen meer transportopdrachten uitgevoerd, zonder gebruik te maken van de wachttijden die vóór Ritplan gebruikt werden, zijn de kosten sterk afgenomen, is het plannen minder stressvol en is het proces veel overzichtelijker. Doordat de planning real-time kan worden doorgestuurd naar de chauffeurs, wordt er veel tijdwinst geboekt.

 

 

Dekkerautogroep
Sandra Barsingerhorn, planner bij Dekkerautogroep
“Met Ritplan kunnen we het vervoer bij onszelf houden, wat het makkelijk maakt om een goede service te bieden.”

 

Hoe gaat het nu met de prioriteitorders?

Voordat er gebruik werd gemaakt van Ritplan was er sprake van een onoverzichtelijke situatie wat betreft het planningsproces. Prioriteiten werden op basis van persoonlijke voorkeur toegekend aan de orders zodat deze niet zomaar zouden verdwijnen op de lijst. Inmiddels is prioriteit nu ook écht prioriteit bij Dekkerautogroep, aldus manager Johan Vogel: “Niet langer hoeft er gediscussieerd te worden over welke orders het belangrijkste zijn. Alles wordt netjes ingepland en alleen echte spoedorders krijgen prioriteit. Zo weet iedereen waar ze aan toe zijn, zowel bij ons intern als bij de klant.”.